6 cosas que toda organización debe hacer para lograr un nivel óptimo de ineficiencia e ineficacia

Como muy bien se sabe, hay organizaciones que viven de los problemas ajenos. Y he aquí la cuestión, ¿cual sería su razón de ser si los otros dejarían de tener problemas?.

Entones uno observa como ciertas organizaciones no solo dejan de resolver problemas, sino más bien crean nuevos problemas para luego resolverlos, o hacer que los resuelven.

Si bien antes se comentó "10 cosas que debes hacer para que tu trabajar en equipo sea tremendamente ineficiente" , dicha entrada estaba orientada al trabajo en equipo. Pues bien ahora se describirá a nivel organizacional, digamos de un enfoque estratégico o intermedio.

1. ¡Más sistemas complejos! : nada mejor para la ineficacia e ineficiencia que la generación de más y más sistemas informáticos. ¿Hacerlos modulares? ¿Hacerlos interoperables? ¡No!, nuevos sistemas que hagan todo desde cero, y tener varias capas de sistemas legacy siempre activos.
• ¿Considera importante la sustentabilidad del proyecto? : piensa demasiado.
• ¿Considera que deben trabajar personas con idoneidad en el mantenimiento? : que absurdo, ¿porqué se debería valorar la educación y formación?
  
2. ¡Política incierta! : La política son los lineamientos de alto nivel, si no se tienen claros no importa. Se van a generar gasto de tiempo y dinero enorme por cambios frecuentes.
   
3. ¡Ordenes y contraordenes! :ante políticas inciertas, lo más común es que existan órdenes y contraordenes, todo gracias a la falta de definición clara de roles y funciones, como dice el modelo RACI.
   
4. ¡Documentación y normativa excesiva, confusa y contradictoria! : cuanto más complejo es la normativa mejor, menos personas la entenderán y podrá haber más abusos y arbitrariedades. Lo mismo con la documentación. No se preocupe en seguir lineamientos de claridad y de atomicidad. Haga todo muy complejo cosa que el que intenta entender no pueda y siempre deba recurrir a otros que de forma discrecional deciden (según sus propios intereses, claro) si prestan o no ayuda.
   
5. ¡Más canales de comunicación 'oficiales'! : hay que confundir a las personas, para eso se deben utilizar múltiples canales de comunicación a saber:
• Email: cuanto más complejo sea acceder mejor, puede aplicar doble factor de autentificación, imposibilidad de acceso por protocolos estándar (POP3/SMTP/IMAP), deslogueo por inactividad a los 15 segundos, y nuevas contraseñas cada 5 días. ¡Evite la posibilidad de que las personas reciban notificaciones!, si no se logueo, se lo perdió.
  
• Memos : el papel siempre es importante tenerlo, ya sabe eso que cuando uno tiene que transcribir debe demorar todo un día para leer y re tipear en la computadora, ¡apoye las iniciativas que busquen ir a favor de la transformación digital!.
• Boletín informativo : porque esa área debe seguir existiendo, y que el formato sea una imagen, o algo imposible de realizar búsquedas u obtener lo relevante de forma automatizada (un PDF puede ser una buena opción).
• Teléfono : de los viejos, esos que se usaban para hablar, si, esos que se dice todo sin dejar registro.
• Personalmente : para que no quede registro, y genera más confusión.
• Un nuevo sistema : ver punto 1.
• Whatsapp : para agilizar, que si bien no es oficial es el que todos usan porque es más sencillo y práctico, no hay medida de seguridad alguna, y el control está en manos de terceros, pero bueno.

Cosas muy importantes para lograr el nivel óptimo de ineficiencia e ineficacia:

• Si alguna persona, por cualquier razón, intenta hacer las cosas "bien" y no aplicar estos principios, cuenta con una gama de opciones: desde trato hostil hasta asignar tareas que no sean adecuadas para sus conocimientos.
• Nunca pero jamas, para poder cumplir los objetivos de ineficacia e ineficiencia acepte ideas alocadas como las de la gestión de los recursos para la visión de un técnico:
• Gestionar recursos
• Registro de actividades
• Base de conocimiento
• Comunicación
• Nunca aplique los principios de la Filosofía UNIX , especialmente el de "No te repitas". Nada mejor para la ineficacia e ineficiencia que repetir una misma tarea miles de veces, ya que siempre es importante demostrar que "uno está haciendo más", pero no "que uno está haciendo mejor".