Optimizando recursos sin afectar el rendimiento ni las ganancias en una PyME

En la Argentina (como probablemente puede pasar en otros países) hay gran cantidad de PYMEs, estas son pequeñas y medianas empresas. Las mismas suelen utilizar recursos pero no de forma óptima y esto se puede deber a varias razones, ya sea por desconocimiento, por mal asesoramiento o porque directamente alguien los ha engañado.

Vamos a tratar algunos puntos por los se puede analizar de que forma una empresa puede estar mal gastando sus recursos y luego algunas ideas para optimizarlos. Todo esto sin afectar las ganancias ni reduciendo personal.

Veamos algunos de los problemas frecuentes:

• Falta de planificación: es común que no se determine las acciones a realizar en corto, mediano y largo plazo. Muchas veces las empresas actúan en automático y no tienen vistas a futuro. Esto hace que ante imprevistos no sepan que hacer. No sondeen el mercado ni busquen la mejora continua.
• Falta de organización: otra cuestión muy frecuente es la falta de organización del trabajo. Esto hace que hay veces que todo sea caótico. Depende la cultura hay veces que es mejor o peor el caos, pero a lineas generales siempre que se pueda dividir ciertas tareas y ordenar un poco es mejor, ya que la asignación de roles hace a la vez la asignación de responsabilidades.
• Falta de documentación: este es otro problema que lo vimos hace un tiempo, documentar es primordial. En empresas de servicios el conocimiento (know how) hace a la empresa.
• Falta de relevamientos: no se suele relevar el estado actual ni se planifica relevamientos periódicos. Esto hace que no se puedan tomar decisiones sobre como asignar ciertos recursos o que acciones tomar.
• Decisiones poco acertadas: con relación al punto anterior, ante la falta de datos difícilmente se pueda tomar mejores decisiones. Es por esto que es importante tomar buenas decisiones orientadas al negocio.

Y ahora algunas soluciones posibles.

• Uso de herramientas adecuadas: es común usar herramientas no adecuadas como paquetees ofimáticas para todo. Hay software mucho más específicos que nos pueden ahorrar muchos dolores de cabeza. Es importante no casarse con ninguna solución y siempre estar investigando nuevas soluciones que nos hagan ahorrar tiempo y a la vez dinero.
• Estimación de tiempos: Siempre estimar tiempos, esto nos permite planificar y organizar las jornadas. Se puede tener parámetros de acuerdo a otros trabajos realizados. Esto ayuda a saber si se llega o no con ciertas tareas y a re adecuarlas.
• Documentación de procesos de forma colaborativa: como se comentó el conocimiento es primordial, es por eso que la documentación se tiene que  hacer siempre. Los wikis pueden ser una buena solución. Y es importante que todos puedan documentar.
• Capacitación: Sin el conocimiento adecuado se puede tardar muchas más veces en tratar de llegar a una solución. La capacitación del personal es algo sumamente necesario. Pensar que es mejor no capacitarlo hace que las personas no puedan cumplir adecuadamente su función y no puedan desarrollarse mejor en la empresa. El plan de capacitación de una empresa, incluso una pequeña o mediana empresa, es importante. Porque esto  hace que los empleados puedan hacer las cosas de la mejor forma según las prácticas ya estudiadas y eviten el "prueba y error".
• Buscar especialistas: si hay algo que no se sabe y no se puede saber en un pequeño periodo buscar a las personas que lo puedan hacer. Se puede focalizar en una transferencia de conocimiento. Esta persona puede ser externa, a tiempo parcial, etc. Pero sepamos que siempre es mejor que algo lo haga alguien que sabe más sobre el tema.
• Focalizar en una visión orientada a procesos: esto significa que toda la empresa tenga en vistas los objetivos de la empresa en su conjunto (visión holistica) y no solamente a las funciones de su competencia. Es decir que comprendan sus "entradas" y "salidas".
• Realizar procedimientos: la revisión constante de los mismos puede ayudar a encontrar la mejor forma de hacer las cosas sin repetir errores ya conocidos.

En fin, como conclusión siguiendo algunas buenas prácticas y desarrollando ciertos aspectos se puede mejorar el rendimiento de forma considerable, para esto es importante tener en cuenta que los recursos son limitados y por esto es importante considerar la buena gestión de los mismos.

La optimización se basa en no solo encontrar la mejor forma de hacer las cosas sino con la menor cantidad de recursos posibles. Es decir ser eficaz y eficiente.
Para poder lograrlo es importante tener una visión crítica, conocer distintas experiencias y soluciones y constantemente considerar las mejoras que se pueden implementar.

No hay duda que ciertos cambios pueden ser difíciles de cambiar en la organización, pero de forma gradual y con la demostración de los resultados (y sus beneficios), todo puede ser más rápidamente aceptado.